Digitalizacija podataka - eArchive


Riječi direktora DDC CE-a:
Digitalizacija arhive i podataka ne predstavlja samo kupovinu proizvoda i usluga. Nasuprot, za svaku kompaniju/instituciju to predstavlja unaprijeđenje po mnogim pitanjima. Danas, u svijetu informacija, nivo i brzina pristupačnosti podacima odlučuje o konkurentnosti, kako kompanija, tako i pojedinaca. Kroz outsourcing poslovnih procesa (eng. BPO – Business Process Outsourcing) DDC CE prvenstveno nudi usluge digitalizacije i obrade podataka. Šta sve spada pod te usluge i kako to izgleda, pokazat ćemo vam u 6 min.:

Prvo pitanje na koje treba dati odgovor: Zašto digitalizovati dokumente!?

Elektronsko arhiviranje ima više ciljeva, a najbitniji su:
- Sačuvati podatke sa dokumenata (papira u fizičkom obliku )
- Omogućiti brzu pretragu
- Smanjiti (osloboditi) arhivski prostor

Sada treba da shvatite da „investicija“ u vašu elektronsku arhivu je zapravo ušteda kojom izbjegavate troškove printanja, kopiranja i faxiranja, te obezbjeđujete dostupnost vaših dokumenata za više osoba u istom trenutku neovisno o lokaciji. U elektronskoj arhivi nepostoji: „Jao, predmet je kod kolege. Vratit će ga iduće sedmice, pa cemo Vam javiti...“

Svoju arhivsku građu možete pretvoriti u živu elektronsku arhivu na dva načina:
1. Sami
2. Kupite kao uslugu

Ne treba izmišljati toplu vodu! Zašto postoji outsourcing!? Razvijene države i velike korporacije shavtile su to veoma davno (možda zato i jesu razvijene i velike!?).
U slučaju da ćete ipak svoje dokumente sami digitalizovati (iz bilo kojeg razloga), pogledajte detaljnije naš DPA sistem.

Kada ste se odlučili da vaše ugovore, zapisnike, odluke, naloge, narudžbenice, fakture, izvještaje, nalaze, otpusne liste, životopise, nacrte, planove, ... sve dokumente u papirnom obliku (ili samo one najvažnije) imate u elektronskom obliku, možemo početi. Naš projekt menadžer i vaša kontakt osoba planiraju sve etape projekta. Od A do Ž. Nakon uspostavljanja detaljnog plana i programa, odgovorni odobravaju isti, te slijedi proces digitalizacije.

U dogovoru sa vama, arhivsku građu (dokumente):
1. Preuzimamo na vašoj lokaciji (po protokolu ) i prenosimo u naša postrojenja
2. Organizujemo skeniranje dokumenata na željenoj lokaciji

Prije nego se pristupi samom skeniranju dokumenata, neophodno je pripremiti dokumente za skeniranje. Radnje koje se poduzimaju su sljedeće:
- Čišćenje
- Rastavljanje
- Ispravljanje
- Sortiranje
- Ostale neophodne pre-scan usuge

Nakon što su dokumenti pripremljeni za skeniranje, pristupa se samom skeniranju:
- Skeniranje po definisanim parametrima
- Imenovanje file-ova
- Sortiranje u zasebne foldere

Nakon što su dokumenti skenirani, pravi se kopija originala koji se pohranjuju na eksterni medij.

Dokumenti prelaze u drugu fazu digitalizacije. Koristeći najadekvatniju soluciju za dati tip dokumenta, isti se šalju na „prepoznavanje“ uz pomoć OCR/OMR/ICR tehnologija.

Nemojte se zavarati ako mislite da ćete uzeti dokumente, staviti u skener, pritisnuti OK, kliknuti na OCR, pa će računar sam sve prepoznati, pa će sam popuniti polja u nekoj trećoj aplikaciji i sve automatski gotovo – NEĆE! Iako ste negdje pročitali da to može, e ne može baš onako kako je predstavljeno.  U dubiozu i rasprave nećemo ulaziti! Zašto, zato jer samo DDC Grupa pored sve tehnologije i dan danas ima preko 3.500 operatera (širom svijeta) koji prekucavaju dokumente. Da, 3.500 i samo kucaju.

Dakle, 100% automatizacija nije moguća. U suprotnom, na šalteru banke, pošte ili opštine bi Vas dočekao robot, a ne čovjek.

Idemo dalje...
Nakon „prepoznavanja“, dokumenti se šalju na pregled i obradu. Svi skenirani dokumenti se dostavljaju operaterima, koji u zavisnosti od zahtjeva klijenta ekstraktuju podatke koji su relevantni za dati dokument. Ti podaci postaju meta-podaci po kojima se kasnije vrši pretraga u elektronskoj arhivi. Distribucija dokumenata operaterima, njihova obrada, pohranjivanje meta-podataka i slika skeniranih dokumenata je centralizovana i automatizovana kroz DPA sistem.

Dokumenti u sistemu prolaze kroz tri faze:
1. Dostupan (spreman za obradu od strane opratera)
2. Obrađen (relevantni meta podaci koji su uspješno prepoznati uz pomoć OCR alata i/ili prekucani metapodaci, kojima operater indeksira dokument – unosi u bazu podataka)
3. Pregledan (kontrola kvalitete pri kojoj konrolni tim upoređuju podatke u bazi podataka i njihov izvor – skenirani dokument)

Kada dokumenti prođu sve tri faze, originalna dokumentacija se vraća (po potrebi) u prvobitno stanje, te dostavlja klijentu.

Kroz DPA sistem klijentu se omogućuje pristup njegovoj elektronskoj arhivi. Koristeći meta-podatke na osnovu kojih je svaki pojedinačni dokument indeksiran, može da ih pretražuje u DPA sistemu.

Druga i treća faza obrade dokumenata može da se prepusti Vama. Šta to znači!? Mi pripremimo dokumente za skeniranje i skeniramo ih. Importujemo ih u naš DPA sistem, a vama (putem Interneta ili vaše lokalne mreže) obezbjedimo obradu i/ili pregled dokumenata.

Kako je sada sva ova investicija zapravo ušteda!? Prisjetite se statistike sa naše prve stranice.

Da li znate da u prosijeku svaka velika kompanija i svaka državna institucija:
- Napravi 19 kopija svakog dokumenta
- Izgubi svaki 20-ti dokument
- Utroši 400 sati godišnje u potrazi za izgubljenim dokumentima
- Utroši 25 sati na ponovno kreiranje izgubljenog dokumenta

Recimo da neki vaš ugovor ima 5 stranica. Gledano kroz statistiku (5x19) vi kopirate 95 stranica. Po minimalnoj cijeni jedne kopije od 0,04 KM, Vi potrošite 3,80 KM na taj jedan dokument samo za njegovu distribuciju. U 99,9% slučajeva, distribucija dokumenata vrši se samo radi uvida u dati dokument. Samo da bi se pročitao podatak. Vrijeme koje se troši na traženje, kopiranje, distribuciju nećemo računati – predpostavite. Taj isti dokument da skenirate i indeksirate po 5 atributa (npr. broj ugovora, datum, jedno ime, drugo ime, iznos) koštalo bi vas oko 1 KM.

Imajući sve vaše ugovore u DPA sistemu, možete da postavite upit: „Daj mi sve ugovore iz 2007 koji su preko 30.000 KM“ i sistem vam prikaže sve dokumente  koj odgovaraju  upitu.  Pregledavajući  jedan po  jedan, dolazite  do  traženih informacija. Kombinujući  upite  nad meta-podacima,  možete
da pronađete tačno onaj dokument koji vam treba. I on je uvijek tu! Nije izgubljen, nije kod kolege i nije manipulisan (jer je slika originala)! Pored uvida u slike originalnih dokumenata u DPA sistemu, možete i da eksportujete meta-podatke, koji tada postaju podaci koje možete koristiti za razne analize i/ili import u druge sisteme.

Sjetite se uvodnih riječi:
... Danas, u svijetu informacija, nivo i brzina pristupačnosti podacima odlučuje o konkurentnosti, kako kompanija, tako i pojedinaca!
Nije pitanje hoćete li, već kada(?!) digitalizovati Vaše dokumente. Koliko ćete u međuvremenu izgubiti tražeći, kopirajući i faxirajući iste...

DDC Central Europe sebe predstavlja kao vašeg idealnog partnera u ostvarenju svojih ciljeva kada se govori o digitalizaciji podataka i BPO-u, najviše zbog našeg pristupa. Mi se ne ograđujemo postojećim metodama, vještinama ili tehnologijama, nasuprot, trudimo se da budemo dovoljno fleksibilni i da sagledamo problem očima našeg klijenta i zajedničkim snagama nađemo riješenje. Detaljno planiranje, testiranje mogućnosti i idealna koordinacija trebaju da rezultiraju uspiješnim projektima. Nama je u interesu dugogodišnja saradnja, partnerstvo, koje je moguće samo uz korektan odnos i kvalitetne rezultate, a to je DDC.

Alea iacta est...

 



BPO – Business Process Outsourcing
Outsourcing poslovnih procesa


Prvo da se upoznamo sa pojmom Outsourcinga.
Outsourcing – Eksternalizacija

Outsourcing:
- delegirati
- naći podizvođaća
- uzeti usluge

BPO je delegiranje poslovnih kvalifikacija, znanja, vještina, itd. trećim stranama. Može biti skoro svaki poslovni proces unutar neke kompanije/institucije, koji uglavnom podrazumjeva radnu snagu na “izmještenim” lokacijama.

Outsourcing u našoj regiji, uglavnom su računovodstvene i finansijske usluge, pravne usluge, marketing usluge, ICT usluge, savjetodavne usluge / konsalting i sl.

Eksternalizacija poslovnih procesa podrazumjeva kupovinu tzv. back-office usluga, tj. administrativnih poslovnih procesa koji nisu srž poslovanja neke kompanije.
U našoj regiji outsourcing poslovnih procesa nije popularan. Razlog tome su dovoljno niske plate. Zašto raditi outsourcing nečeg što će vas jeftinije doći ako radite sami. Kada je to slučaj, to morate da prepoznate vi, tj. morate da ispitate da li je povoljnije za vas da određene poslovne procese kupite ili ih radite samostalno. Ono što vam sada prolazi kroz glavu sigurno je: „..a kako će neko drugi raditi naš posao!?“ Odgovor na to pitanje: niko se nije naučen rodio. I vi ste od nekog naučili taj posao, i još bitnije, niste jedini koji ga radi. Naravno, ne govorimo o srži vašeg poslovanja, već o pratećim poslovnim procesima. Milion i jedan razlog se mogu naći zašto NE. Ako vam je to cilj, da skratimo priču. Dovoljno dobar Vam je razlog: NEĆU, tačka!
Ali ako želite da razmotrite sve opcije, naći ćete dovoljno razloga zašto da uradite outsourcing određenih poslovnih procesa. Kao što smo rekli, ušteda u ovoj regiji nije razlog. Ali može biti vrijeme ili stručnost. Šta ako ste implementirali novi informacioni sistem. Da bi radio za šta je kupljen, sve postojeće podatke treba unijeti u taj sistem. Možete to uraditi sami, ali sa vaših 20 uposlenih završit ćete za 9 mjeseci. A to vama treba maksimalno za 1 mjesec. Rješenje: Outsourcing. Naravno, neki će opet reći: „Ma zaposlit ćemo studente.“, što jeste jedna vrsta outsourcinga. Da, ali ko odgovara za tačnost unosa, poštivanje termina, kako fizički obezbijediti radna mjesta i sl.

Ili, ako ste neka institucija pa treba da prikupite određene podatke sa šireg geografskog područja. Većina takvih projekata ne završi slavno. Potroše se sredstva za konsultante, upošljavanje „saradnika“ (uglavnom „stručnih“), nabavku opreme, nabavku softvera, partnerstvo sa nekim lokalnim zajednicama ili manjim institucijama, analiza, planiranje, analiza, itd. Nakon 2,3,4 godine, projekat još uvijek nije okončan (iako je trebao biti nakon 12 mjeseci), mandati se završe, podataka nigdje! Kroz JPP (javno-privatno partnerstvo) ovakvi projekti mogu se završiti u zadatom roku i mnogo, mnogo jeftinije ako se uradi outsourcing čitavog projekta.

Većina institucija i kompanija troši sredstva na nabavku hardvera i softvera kroz sistem integratore.

Oni obezbjeđuju pristup, dostupnost funkcionalnostima i sadržajima dostupnim kroz upotrebu softvera. Za razliku od sistem integratora, BPO kompanije objedinjuju hardver, softver, upravljanje projektima i radnu snagu koja izvršava date procese i time preuzima dio rizika i odgovornosti na datim projektima.

Ako mislite da možda postoji određeni poslovni proces za koji se isplati uraditi outsourcing (iz bilo kojeg razloga), kontaktirajte nas, bez obaveze. Porazgovarat ćemo i objektivno zaključiti da li vam se to isplati ili ne. Možda samo treba napraviti malu reorganizaciju i da je sve perfektno. A možda uraditi outsourcing.

Višegodišnje iskustvo, brojne reference i finansijska stabilnost, samo su neki od razloga zašto smo mi najbolji izbor. Uvjerite se i sami!

S poštovanjem,
Nedžib Bukalo dipl.el.ing

Za više informacija o BPO-u posjetite stranicu The DDC Group .

“Change is a dragon. You can ignore it, which is futile. You can fight it, in which case you will lose. Or you can ride it.” - Chinese Proverb - Anon.